Veelgestelde vragen

Feitelijk is het college al verantwoordelijk voor het rechtmatig handelen, echter de externe accountant stelt de rechtmatigheid vast. Het oordeel van de accountant maakt deel uit van het accountantsverslag en de accountantsverklaring. Door de wetswijziging komt het college nadrukkelijk in positie voor de rechtmatigheid. Zij moeten het zelfstandig vaststellen en hierover verantwoording over afleggen.

De overheid is van mening dat de kwaliteit van de bedrijfsvoering hiermee een impuls krijgt, daarnaast zal het gesprek over rechtmatigheid veel meer gaan plaatsvinden tussen het college en de gemeenteraad. Tot nu toe vindt het gesprek over rechtmatigheid plaats tussen de externe accountant en de gemeenteraad.

De werkzaamheden die de gemeente met betrekking tot de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) uitvoert zullen noodzakelijk blijven. Waarschijnlijk moeten deze werkzaamheden worden uitgebreid om vast te kunnen stellen of de gemeente rechtmatig heeft gehandeld. Daarbij wordt gewerkt met een actueel normenkader. Op basis van een intern oordeel zal het college een rechtmatigheidsverklaring in de jaarrekening moeten opnemen die de externe accountant toetst op getrouwheid. De verandering lijkt op papier klein maar zal in werkelijkheid groot zijn. De proceseigenaren zullen meer verantwoordelijkheid moeten nemen voor de rechtmatigheid. Een grote verandering zal dus het cultuursaspect zijn. Daarnaast zal het kennisniveau van de organisatie op het gebied van rechtmatigheid versterkt moeten worden.

Dit hangt af van meerdere factoren. De accountant moet nog steeds werkzaamheden verrichten om de getrouwheid van de jaarrekening vast te stellen. Vanaf 2021 maakt de rechtmatigheidsverklaring van het college hier deel van uit. Daarnaast hangt het ook samen met de interne kwaliteit van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) en natuurlijk met de looptijd van het contract met de accountant. Het is verstandig hier het gesprek met de accountant over aan te gaan.

Ja, er is een voorstel in voorbereiding om de wet hierop aan te passen. De ingangsdatum is het boekjaar 2021.

Tot nu toe is de accountant de gesprekspartner voor de gemeenteraad als het gaat om de getrouwheid en rechtmatigheid. Vanaf 2021 zal de gemeenteraad het gesprek over de rechtmatigheid rechtstreeks gevoerd worden met het college. Voor de getrouwheid zal de accountant verantwoordelijk blijven. Het is verstandig de raad tijdig te informeren over de gevolgen, wat zijn de veranderingen, wat betekent dit voor hun rol, hoe willen ze de controle uitvoeren?

Nee, hij of zij kan wel aanspreekpunt zijn maar dit is een verantwoordelijkheid van het voltallige college. Je kunt het vergelijken met de jaarrekening of de begroting.

De gevolgen kunnen groot zijn maar dat hangt sterk af van de huidige kwaliteit van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC). Als de rechtmatigheid al veel aandacht krijgt en de processen en verantwoording zijn op orde zullen de veranderingen geringer zijn dan wanneer de VIC onvolledig of nog niet van de juiste kwaliteit is. Vanaf boekjaar 2021 zullen de proceseigenaren verantwoording moeten afleggen over het rechtmatig handelen. De VIC heeft dan een toetsende rol en geeft aanbevelingen om het proces te verbeteren. De VIC geeft een eindoordeel af over de rechtmatigheid. De three lines of control moeten vanaf dat moment goed werken.

De wet moet nog worden aangepast, dit betekent dat nog niet alles exact bekend is, maar je kunt zeker nu al met de voorbereidingen beginnen. Sterker nog je moet misschien wel beginnen omdat er nog het nodige gedaan moet worden.

Het college doet een uitspraak of er (financieel) rechtmatig is gehandeld. Daarmee geeft het impliciet een oordeel over de kwaliteit van de organisatie en de bedrijfsvoering.

Een belangrijk doel van de rechtmatigheidsverantwoording is de kwaliteit van de bedrijfsvoering (processen) te verbeteren. Op basis van de opmerkingen van de accountant zullen de processen moeten worden aangepast om herhaling in onzekerheden te voorkomen.

Het is belangrijk tijdig de gemeenteraad, het college en de organisatie mee te nemen in de aanstaande ontwikkeling. Dit kan door middel van voorlichtingsessies, een plan van aanpak, enz. Segment en Hofmeier kunnen ondersteunen bij deze producten of kunnen het voor jullie uit handen nemen.

Je kunt het beste een plan van aanpak opstellen waarin alle belangrijke stappen en elementen op worden genomen. De planning is daarbij belangrijk om tijdig gereed te zijn. Ook ieders rol en verantwoordelijkheid hierin is belangrijk aspect.

Er zijn diverse mogelijkheden. Zo kan interne voorlichting helpen om de aanbestedingsregels weer eens onder de aandacht te brengen. Ook kan het verstandig zijn om de belangrijkste inkopers van de gemeente een cursus te geven. De cursus ‘ Inkopen: hoe doe je dat’ van Segment geeft handige tips om de inkoopregels te volgen en biedt handvatten voor een effectieve en efficiënte inkoop. Daarnaast heeft Segment de cursus ‘Controle rechtmatigheid (Europese) aanbesteding’, deze biedt veel aanknopingspunten voor de medewerkers van de verbijzonderde interne controle.

Voor de rechtmatigheid zitten gemeenten in een afhankelijke situatie. Vooral bij de Zorg In Natura (ZIN) zijn gemeenten afhankelijk van de accountantsverklaringen van de zorgaanbieders. Voor de PGB gelden kunnen gemeenten meer zelf doen om de financiële rechtmatigheid vast te stellen. De cursus ‘rechtmatigheid in het sociaal domein’ van Segment biedt goede aanknopingspunten om de onzekerheden te verkleinen.

Hofmeier kan ondersteuning bieden in het ondersteunen en afronden van werkzaamheden. Daarnaast kunnen zij helpen bij het delen van de interne communicatie en het plan van aanpak.